• Définir les objectifs du voyage
• Constituer un dossier sur l'entreprise dans la langue du pays visité (brochures, outils promotionnels, cartes d'affaires, échantillons, etc., en quantité suffisante)
• Établir un budget, évaluer les coûts de transport et de séjour.
• Déterminer les dates de voyage en faisant attention aux jours fériés.
• Obtenir le plus d'indormation sur le pays et ses coutumes. Peut-être intéressant si on se demande pourquoi notre interlocuteur est arrivé une heure en retard.
• Écrire au conseiller économique ou au délégué commercial en poste dans le pays afin que celui-ci nous indique qui sont nos clients potentiels, comment les contacter et les approcher, etc. Envoyer un dossier sur votre entreprise.
• Remplir tous les formulaires nécessaires pour importer des échantillons, pour prendre une assurance protection (pour vous et vos produits, etc)
• Établir la liste des personnes à rencontrer (le délégué commercial, les clients, etc.)
• Réservez les billets d'avion et les chambres d'hôtel
• Confirmer les dates exactes du voyage auprès de votre délégué commercial, clients, etc.
• Obtenir votre passeport, visa, permis de conduire international et vaccins, si nécessaire)
• Établir le prix de vente du produit (EXW usine, FOB, lettres de crédit révocable ou non, etc.)
• Préparer un horaire détaillé de votre séjour et des démarches à accomplir
• Reconfirmer vos rendez-vous avec votre délégué commercial, vos clients, etc.
• Acheter des chèques de voyage, de la monnaie du pays et vérifier la validité de votre carte de crédit et voir si votre carte de débit est compatible.

• Suivre l'horaire prévu
• Préparer chaque soir un court résumé des activités entreprises durant la journée afin de ne rien oublier des points forts des rencontres
• Visiter les points de vente du produit concurrentiel
• Obtenir une carte professionnelle de chacune des personnes rencontrées
• Identifier des distributeurs, des agents ou d'autres intervenants sur place
• Confirmer ou modifier le profil de la clientèle tel qu'établi au départ
• Reconfirmer le voyage de retour
• Prendre un ou deux jours de repos.

• Remercier par écrit toutes les personnes rencontrées (faire un suivi des rencontres)
• Envoyer rapidement les brochures promotionnelles et tout autre document requis par les personnes rencontrées
• Préparer et envoyer, s'il y a lieu, des cotations de prix ou des échantillons
• Faire un suivi méthodique de toutes les possibilités de vente (des clients rencontrés)
• Ne pas avoir peur de faire un second suivi.

Il est important que l'entrepreneur connaisse très bien la culture du pays dans la vie de tous les jours et en affaires. Cela lui évitera souvent des surprises ou des incompréhensions.

Pour plus d'informations, n'hésitez pas à contacter Aide Marketing. Nous sommes là pour vous aider.